KI-Kompetenz im Betrieb: Was kleine Teams brauchen

Ein Gastbeitrag von Horst Wenzel zur KI-Kompetenz in kleinen Betrieben.

Die Auszubildende im Friseursalon lässt sich von einer KI den Text für den nächsten Instagram-Beitrag schreiben. Der Geselle in der Kfz-Werkstatt fragt ein Chatprogramm nach einem Fehlercode. So kommt künstliche Intelligenz in viele Betriebe, oft ohne dass im Team jemand darüber gesprochen hat. KI-Kompetenz heißt: wissen, was diese Werkzeuge können, wo sie danebenliegen und was im eigenen Betrieb erlaubt ist.

Das ist inzwischen mehr als eine Frage des guten Stils. Die EU hat KI-Kompetenz zu einer Aufgabe für Betriebe gemacht, die KI einsetzen. Für einen kleinen Betrieb ist der Aufwand trotzdem überschaubar, wenn man ihn richtig anpackt.

Was die EU seit 2025 von Betrieben verlangt

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung. Er betrifft nicht nur Softwarehersteller. Er gilt auch für Unternehmen, die KI-Systeme beruflich einsetzen. Die Verordnung nennt sie Betreiber, und dazu zählt in der Regel auch die Tischlerei, die Angebote mit einem KI-Programm vorformuliert.

Im Juli 2026 hat die EU den Artikel mit der Verordnung (EU) 2026/1744 abgeschwächt. Vorher mussten Betriebe nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Jetzt müssen sie Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz bei ihren Beschäftigten unterstützen. Dabei zählen Vorwissen, Erfahrung, Ausbildung und der Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss ausdrücklich niemand garantieren. Die Pflicht selbst ist aber nicht verschwunden.

Für einen Betrieb mit acht Leuten heißt das: Niemand verlangt ein Zertifikat oder eine eigene Schulungsabteilung. Erwartet wird, dass Sie sich kümmern. Halten Sie kurz fest, was Sie dafür getan haben. Bei rechtlichen Einzelfragen sind Kammer oder Fachverband die erste Adresse.

Was KI-Kompetenz im Betriebsalltag bedeutet

KI-Kompetenz heißt nicht, dass Ihr Team programmieren kann. Gemeint ist Urteilsvermögen im Alltag. Wer ein KI-Werkzeug nutzt, sollte vier Dinge sicher beherrschen.

• Prüfen: KI-Antworten klingen überzeugend, auch wenn sie falsch sind. Ein Anzugsdrehmoment, eine Allergenangabe in der Bäckerei oder eine Frist wird immer an der Originalquelle kontrolliert.
• Daten schützen: Kundennamen, Adressen, Personalakten und erst recht Gesundheitsdaten aus der Pflege gehören nicht in ein frei zugängliches KI-Werkzeug. Im Zweifel anonymisieren oder weglassen.
• Grenzen kennen: Eine KI kennt Ihren Betrieb nicht, Ihre Kundschaft nicht und auch nicht die Absprache von gestern. Sie liefert Entwürfe, keine Entscheidungen.
• Verantwortung behalten: Was den Betrieb verlässt, verantwortet ein Mensch. Das gilt für das Angebot ebenso wie für die Antwort auf eine Beschwerde.

Diese vier Punkte passen auf einen Zettel. Mehr Theorie braucht ein kleiner Betrieb für den Anfang nicht. Wichtiger ist, dass alle im Team sie kennen, auch die Aushilfe am Samstag.

Azubis bringen Tempo mit, aber noch kein Urteil

Viele Jugendliche nutzen KI-Werkzeuge ganz selbstverständlich, für Hausaufgaben, Referate oder die eigene Bewerbung. Dieses Tempo bringen sie ins Praktikum und in die Ausbildung mit. Was ihnen fehlt, ist die Erfahrung, eine falsche Antwort zu erkennen. Wer zum ersten Mal einen Sicherungsautomaten auswählt, merkt nicht, wenn die KI etwas durcheinanderbringt.

Hier liegt eine echte Aufgabe für die Ausbildung. Ihre Gesellinnen und Gesellen wissen, wie ein richtiges Ergebnis aussieht. Die Azubis wissen, wie man schnell zu einem Entwurf kommt. Bringen Sie beides zusammen: Der Azubi erstellt mit KI einen Entwurf, die erfahrene Kraft prüft ihn gemeinsam mit ihm.

So lernt der Azubi das Prüfen, und die erfahrene Kraft lernt nebenbei das Werkzeug kennen. Wie viel dabei von der Person abhängt, die ausbildet, beschreibt der Ratgeber-Beitrag Ausbilder werden: Warum die richtige Person entscheidet.

Schulung ohne Seminarwoche: was in kleinen Teams funktioniert

Ein Tagesseminar im Hotel ist für einen Elektrobetrieb mit sechs Leuten selten realistisch. Es geht auch kleiner. Üben Sie an echten Aufgaben aus Ihrem Betrieb, nicht an Beispielen aus einem Konzern.

• Die Monatsrunde: Einmal im Monat zeigt jemand aus dem Team in 30 Minuten eine Aufgabe, die er mit KI gelöst hat. Dazu gehört auch, was schiefging. Ein Frühstück im Pausenraum reicht als Rahmen.
• Eine Seite Regeln: Schreiben Sie auf, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten tabu sind und wen man fragt, wenn man unsicher ist. Die Seite gehört in die Einarbeitung neuer Leute, zum Beispiel in die ersten 100 Tage mit neuen Azubis.
• Eine Ansprechperson: Das muss niemand aus der IT sein. Gut geeignet ist, wer Lust auf das Thema hat. Das kann auch eine Auszubildende im zweiten Lehrjahr sein.
• Eine kurze Notiz: Ein Ordner oder eine Tabelle mit Datum und Thema genügt. So sehen Sie selbst, was schon besprochen wurde, und können es bei Nachfragen belegen.

Externe Schulungen können sinnvoll sein. Sie ersetzen aber nicht das Üben am eigenen Fall. Ein guter Startpunkt sind Aufgaben, die ohnehin anstehen, etwa die nächste Stellenanzeige. Wie das aussehen kann, zeigt der Beitrag KI im Azubi-Recruiting mit fünf konkreten Anwendungsfällen.

Was keine KI übernimmt: das Gespräch

Kundinnen und Kunden kaufen bei Menschen, denen sie vertrauen. Der Tischler, der beim Aufmaß zuhört und die richtige Rückfrage stellt, bekommt den Auftrag. Die Pflegekraft, die sich Zeit für die Tochter einer Bewohnerin nimmt, schafft ein Vertrauen, das kein Chatprogramm herstellt.

Wenn KI Routinetexte schneller erledigt, wird Zeit frei. Die Frage ist, wofür Sie diese Zeit nutzen. Mein Vorschlag: für das Gespräch. Für den Anruf statt der dritten Mail und für den Kunden, der sich beschwert und eigentlich vor allem gehört werden will.

Darum geht es in meinem Vortrag „Charme schlägt Algorithmus“: Teams sollen neue Technik produktiv nutzen, ohne die menschliche Verbindung zu verlieren, die am Ende den Abschluss bringt. Das gilt im Verkaufsgespräch genauso wie im Vorstellungsgespräch mit künftigen Azubis.

Zur KI-Kompetenz gehört deshalb auch, zu erkennen, wann man das Werkzeug weglegt. Ein Trauerfall in der Kundschaft, ein Streit im Team oder ein schwieriges Gespräch mit einem Azubi gehören nicht in einen Textgenerator. Hier zählt, dass ein Mensch selbst die Worte findet.

Ihr Plan für die nächsten vier Wochen

Sie müssen nicht alles auf einmal lösen. Ein Monat reicht für eine tragfähige Grundlage.

1. Woche 1: Fragen Sie im Team offen, wer welche KI-Werkzeuge wofür nutzt. Ohne Vorwurf, sonst hören Sie nur die halbe Wahrheit.
2. Woche 2: Schreiben Sie Ihre Regelseite und besprechen Sie sie in der Teamrunde.
3. Woche 3: Halten Sie die erste Monatsrunde mit einer echten Aufgabe aus dem Betrieb ab.
4. Woche 4: Benennen Sie die Ansprechperson und notieren Sie, was bisher passiert ist.

Ein Betrieb, der offen erklärt, wie er mit neuen Werkzeugen umgeht, hat auch Jugendlichen etwas zu zeigen. Wer KI zusätzlich für die Nachwuchssuche nutzen möchte, findet bei BOeasy eine KI-Schulung als Teil der Nachwuchskampagne. Einen Überblick über alle Angebote für Ausbildungsbetriebe gibt die Seite mit den BOeasy-Paketen für Betriebe.

Über den Autor

Horst Wenzel ist Keynote Speaker und Trainer aus Köln. In Firmentrainings arbeitet er mit Vertriebsteams und Führungskräften an Kommunikation und Vertrauensaufbau. In seinen Vorträgen geht es auch darum, was Menschen im Kundenkontakt besser können als jede KI.